ภูมิทัศน์เทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล (HR Tech) ได้วิวัฒนาการจากการมีเครื่องมือที่ทำงานแบบไซโล (Siloed Tools) มาเป็นระบบนิเวศที่มีแพลตฟอร์มเชื่อมโยงกันอย่างซับซ้อน ทำให้ในตลาดปัจจุบันเต็มไปด้วยโซลูชันเฉพาะทางหลากหลายประเภท ตั้งแต่ระบบติดตามผู้สมัคร (Applicant Tracking Systems หรือ ATS) แพลตฟอร์มการเรียนรู้และพัฒนา (Learning & Development หรือ L&D) ไปจนถึงระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (Human Resources Information Systems หรือ HRIS) อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญที่แท้จริงคือการนำระบบเหล่านี้มาใช้ทำงานร่วมกันอย่างชาญฉลาด ไร้รอยต่อ ซึ่งกุญแจสำคัญคือการนำ AI เข้ามาใช้งานร่วมกับระบบเหล่านี้อย่างมีกลยุทธ์นั่นเอง

ความท้าทายในการนำ AI มาบูรณาการ

แผนก HR หลายแห่งมีการใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ มาเป็นเวลานานแล้ว ซึ่งแต่ละระบบอาจทำงานได้ดีในหน้าที่ของมันเอง แต่เมื่อมีการนำมาใช้งานร่วมกับระบบอื่น ๆ กลับเกิดปัญหาบางอย่างนำไปสู่ข้อมูลที่กระจัดกระจาย บางกระบวนการยังต้องทำแบบ Manual และไม่ต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลของพนักงานใหม่อาจต้องถูกป้อนด้วยมือเข้าไปใน HRIS หลังจากถูกประมวลผลใน ATS ซึ่งเป็นงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและเสี่ยงต่อความผิดพลาด

ทางออกของปัญหาไม่ใช่การเปลี่ยนระบบทั้งหมดพร้อมกัน แต่คือการสร้างกลยุทธ์เพื่อให้ทุกระบบทำงานได้อย่างสอดคล้อง ซึ่ง AI จะทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงให้ระบบต่าง ๆ เหล่านี้สามารถแชร์ข้อมูลและทำให้กระบวนการดำเนินไปอย่างอัตโนมัติ เช่น ATS ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ไม่เพียงแค่คัดกรองเรซูเม่ แต่ยังส่งข้อมูลของผู้สมัครเข้าสู่ HRIS โดยอัตโนมัติ เพื่อไปเริ่มกระบวนการปฐมนิเทศโดยไม่ต้องใช้มนุษย์ช่วย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบนิเวศ HR ที่ไร้รอยต่อ

สร้าง Data Hub ที่เป็นศูนย์กลาง
แกนหลักของระบบนิเวศที่ดีคือ Data Hub ส่วนกลาง ซึ่งมักเป็น HRIS ของคุณนี่แหละ ระบบอื่น ๆ เช่น ATS แพลตฟอร์ม L&D หรือเครื่องมือวัดผลอื่น ๆ ควรที่จะมีความสามารถในการรับส่งข้อมูลจาก Hub ศูนย์กลางนี้ผ่าน APIs (Application Programming Interfaces) เพื่อให้แพลตฟอร์มทั้งหมดใช้แหล่งข้อมูลเดียวกัน ลดข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูล

จัดการข้อมูลให้มีมาตรฐาน
ควรทำให้แน่ใจก่อนเป็นอย่างแรกว่าข้อมูลของคุณนั้นสะอาด ถูกต้อง และสอดคล้องกันในทุกแพลตฟอร์ม ข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน (เช่น “วันเริ่มงาน” หรือ “วันจ้างงาน”) อาจทำให้การบูรณาการและกระบวนการผิดพลาด ซึ่งการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานี้คือการใช้ AI ช่วยทำความสะอาดข้อมูลโดยการตรวจจับและแจ้งเตือนข้อผิดพลาดก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ

ใช้งาน Workflow ที่ขับเคลื่อนด้วย AI
เมื่อระบบต่าง ๆ เชื่อมต่อกันแล้ว การนำ AI มาช่วยให้กระบวนการสำคัญเป็นไปอย่างอัตโนมัติก็ไม่ใช่เรื่องยาก เช่น

จากกระบวนการสรรหาถึงการปฐมนิเทศ: ATS ที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะช่วยคัดกรองผู้สมัคร และเมื่อผู้สมัครรับข้อเสนอ ระบบจะสร้างโปรไฟล์พนักงานใหม่ใน HRIS โดยอัตโนมัติ จากนั้น HRIS จะเริ่ม Workflow ปฐมนิเทศในแพลตฟอร์ม L&D

จากกระบวนการประเมินผลงานถึงการเลื่อนตำแหน่ง: เครื่องมือวัดผลต่าง ๆ ใช้ AI วิเคราะห์ข้อเสนอแนะและผลงานของพนักงาน ข้อมูลนี้จะถูกส่งไปยัง HRIS เพื่อใช้ในการวางแผนเส้นทางอาชีพของพนักงาน

การเลือกผู้ให้บริการและวางกลยุทธ์

สำหรับ HR แล้ว การตัดสินใจอย่างชาญฉลาดในการเลือกผู้ให้บริการเทคโนโลยีต่างและการวางแผนการใช้งานเป็นสิ่งสำคัญที่มองข้ามไม่ได้ ซึ่งเรามีข้อแนะนำตามนี้

การเลือกผู้ให้บริการ
ให้ความสำคัญกับ Open APIs
เมื่อตรวจสอบเทคโนโลยี HR ใหม่ คำถามสำคัญคือ “แพลตฟอร์มนี้มี API ที่เปิดเผยได้และครบถ้วนหรือไม่?” ระบบที่มี API ที่ดีและชัดเจนจะง่ายต่อการบูรณาการเข้ากับระบบเดิม

มองหา AI แบบ Built-in
เลือกผู้ให้บริการที่ผสาน AI ไว้ในระบบอย่างลึกซึ้ง แทนที่จะเพิ่ม AI เป็นแค่ฟีเจอร์เสริม วิธีนี้ทำให้ AI ทำงานสอดคล้องและราบรื่นมากขึ้น

พิจารณาการใช้ผู้ให้บริการรายเดียวอย่างระมัดระวัง
แม้การใช้ผู้ให้บริการรายเดียวช่วยลดความซับซ้อนในการดำเนินการ อย่างไรก็ตามบางครั้งอาจไม่ได้ฟังก์ชันที่ดีที่สุดในทุกส่วนงาน การใช้ระบบผสมผสานระหว่าง HRIS หลักกับแพลตฟอร์มเฉพาะทางที่บูรณาการกันอย่างดีมักเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่า

กลยุทธ์การบูรณาการ
เริ่มจากแผนผังที่ชัดเจน
ก่อนเริ่มงาน สร้างแผนภาพระบบเทคโนโลยี HR ปัจจุบันและในอนาคต เพื่อให้เข้าใจภาพรวมและขั้นตอนในการทำงานทั้งหมด

ทำงานร่วมกับพาร์ตเนอร์ที่จริงใจ
หากไม่มีผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กร ควรหาพันธมิตรด้านไอทีหรือที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญเรื่องเทคโนโลยี HR เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาทางเทคนิคและทำให้การติดตั้งเป็นไปอย่างราบรื่น

ทดสอบและปรับปรุง
ก่อนเปิดใช้งานจริง ควรมีการทดสอบ Workflow อย่างละเอียด จำลองสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การจ้างงานใหม่ การเลื่อนตำแหน่ง หรือการออกจากงาน เพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องในทุกระบบ ทุกขั้นตอน จากนั้นคอยติดตามและปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง

ด้วยการวางแผนและดำเนินกลยุทธ์การบูรณาการอย่างรอบคอบ ผู้เชี่ยวชาญ HR จะสามารถก้าวข้ามปัญหาในการใช้งานเครื่องมือต่าง ๆ ที่อาจยุ่งยาก ซับซ้อน และไม่สอดคล้องกันไปได้ และยังสามารถสร้างระบบนิเวศ HR ที่ชาญฉลาด ไร้รอยต่อ และมีกลยุทธ์ได้จริงภายในองค์กร

และถ้าคุณอยากลองสร้างความคุ้นเคยกับเครื่องมือ AI ต่าง ๆ ลองมาทำความรู้จักกับ GetLinks AI Career Coach ของเราดูก่อนได้ที่นี่